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PRIORITÄTEN SETZEN: VON WICHTIGEM UND DRINGENDEM

Apr 18 • ARBEITEN, BLOG, ERFAHRUNG, First Job, RATGEBER, WACHSEN • 1633 Views • Keine Kommentare zu PRIORITÄTEN SETZEN: VON WICHTIGEM UND DRINGENDEM

Ihr kennt das. Um eure Mails abzuarbeiten, geht ihr nicht Mittagessen, sondern esst ein Sandwich am Computer. Schon nach dem ersten Bissen schellt das Telefon, und während ihr schneller kaut, vibriert das Handy auf dem Schreibtisch. Während ihr noch überlegt, wo ihr zuerst abnehmen sollt, legt ihr das Sandwich ab und merkt zu spät, dass ihr damit ein wichtiges Dokument ruiniert habt (das gegrillte Gemüse ist zwar lecker und gesund, aber auch ölgetränkt). Ihr greift zum Telefon. Schon aufgehängt. Zum Handy. Ihr greift wieder zum Sandwich, als gerade eine Kollegin hereinkommt, die eure hektischen Handzeichen („ich bin gleich sowei“) falsch versteht und wieder verschwindet. Ihr habt keine Mail gelesen, eine Kollegin verärgert, ein Dokument ruiniert, müsst jemanden zurückrufen und haben viel zu schnell gegessen. Produktiv ist anders.
Dabei wäre jede Aufgabe für sich, einfach zu erledigen gewesen. Prioritäten setzen ist entscheidend bei der Bewältigung der Flut von Anfragen und Aufgaben, die um unsere Zeit und Aufmerksamkeit buhlen.
„Prioritäten setzen, heisst auszuwählen, was liegenbleiben soll“, sagt dazu der verstorbene deutsche Mathematiker Helmar Nahr.
Nicht alles, was wichtig ist, ist dringend und nicht alles was dringend ist, ist wichtig. Und doch finden wir uns tagtäglich in der Situation wieder, dass alles Dringende auch wichtig sein muss und alles was wichtig ist, dringend erledigt sein müsste. Wichtigkeit und Dringlichkeit werden dabei oft verwechselt.
Wir erhalten durchschnittlich über 300 Geschäftsmails pro Woche und wir checken unsere Inbox bis zu 40 mal pro Stunde; danach brauchen wir fast eine Viertelstunde, um uns wieder auf unsere Hauptarbeit zu konzentrieren. Diese Art von Ablenkung sorgt für einen enormen Produktionsverlust. Entsprechend sollte das Tagesgeschäft sorgfältig angegangen werden.
In der sogenannten Eisenhower Matrix werden anstehende Aufgaben in Kategorien unterteilt. Dabei gibt es anhand der beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit vier Möglichkeiten:
1. A-Aufgaben: diese gelten als wichtig und dringend und sollten eigenhändig und sofort erledigt werden
2. B-Aufgaben: diese sind zwar wichtig, aber nicht wirklich dringend und können zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigt werden
3. C-Aufgaben: diese Aufgaben sind nicht wirklich wichtig, müssen aber unverzüglich erledigt werden und können daher delegiert werden
4. D-Aufgaben: diese Tasks sind unwichtig und nicht dringend und können gemäss Matrix ignoriert und gelöscht werden.
Eine solche Triage ist eine systematische Entscheidungshilfe und unterstützt nicht nur bei der Prioritätensetzung, sondern insbesondere auch beim Zeitmanagement und führt zu einem effizienteren Umgang mit Ressourcen.
Es geht auch so. Statt ein Sandwich vor dem Bildschirm zu vertilgen, nehmt ihr euch Zeit, in Ruhe einen Salat im Bistro nebenan zu essen. Danach läuft ihr einmal um den Block, um die Verdauung anzuregen und frischen Sauerstoff zu tanken, das Handy bleibt im Büro. An der frischen Luft kommen euch die besten Ideen. Im Treppenhaus trefft ihr die Kollegin, die gerade an eurem Platz war und fragen wollte, ob ihr etwas vom Bäcker braucht. Zurück am Schreibtisch ruft der Kollege noch einmal und weil ihr den Kopf freihabt, könnt ihr ihm wertvolle Inputs geben. Ihr klickt eure Mails durch und löscht alle D-Aufgaben. Ihr stosst auf eine Einladung für einen Workshop zum Thema Prioritäten setzen, aber den habt ihr eigentlich gar nicht mehr nötig.

Text: Monika Widmer*
Foto: Alessandro Della Bella

*Monika Widmer ist Manager People Department bei McKinsey & Company, Schweiz.

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